Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Chính Công Ty Cổ Phần

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần là việc công ty cổ phần thay đổi địa chỉ hoạt động từ trụ sở chính đã đăng ký theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sang địa chỉ mới. Đây là hoạt động bình thường của công ty để phù hợp với tình hình kinh doanh tại từng thời điểm. ldlawyer sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần trong bài viết dưới đây.

Quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính của công ty

Địa chỉ trụ sở chính là nơi công ty đăng ký với cơ quan đăng ký doanh nghiệp làm địa chỉ để các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đối tác, khách hàng liên hệ với công ty. Tại địa chỉ trụ sở chính, công ty phải đặt bảng hiệu. Công ty phải có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm là địa chỉ trụ sở chính của công ty và địa điểm đó được phép sử dụng vào mục đích kinh doanh.

Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp như sau: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Nguyên nhân phải thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Việc đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần có thể xuất phát từ những nguyên nhân sau:

Thay đổi theo yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Trong quá trình hoạt động, do thay đổi tình hình nên có thể phát sinh tình huống trụ sở chính hiện tại của công ty không còn phù hợp do công ty có nhu cầu thay đổi trụ sở mới lớn hơn, do công ty thay đổi vùng hoạt động kinh doanh hoặc cũng có thể do chi phí thuê cao. Khi đó công ty phải thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa chỉ mới phù hợp hơn.

Thay đổi do công năng của trụ sở hiện tại thay đổi

Trường hợp công ty đã đăng ký địa chỉ trụ sở chính tại nơi được phép sử dụng vào mục đích kinh doanh nhưng sau đó trụ sở này thay đổi công năng sử dụng dẫn đến việc không còn được sử dụng vào mục đích kinh doanh nữa, công ty bắt buộc phải thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa chỉ mới.

Thay đổi do thay đổi địa giới hành chính

Khi có sự thay đổi địa giới hành chính tại nơi công ty đặt trụ sở chính, công ty không phải thay đổi trụ sở chính nhưng phải thực hiện thủ tục cập nhật địa chị trụ sở chính theo địa giới hành chính mới.

Thay đổi do thay đổi thông tin về SĐT, số fax hoặc thư điện tử

Số điện thoại, số fax, thư điện tử là những thành phần của địa chỉ trụ sở chính công ty trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong đó số điện thoại là bắt buộc phải có. Khi có sự thay đổi về số điện thoại, số fax hoặc thư điện tử, công ty không phải thay đổi địa chỉ trụ sở chính nhưng phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính để cập nhật thông tin mới về số điện thoại, số fax hoặc thư điện tử.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi trụ sở chính, công ty phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Công ty cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

• Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về thay đổi địa chỉ trụ sở chính có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đồng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần.
• Quyết định/nghị quyết của của Đại hội đồng cổ đồng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần.
• Văn bản ủy quyền cho người đại diện thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo ủy quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ theo một trong hai hình thức

Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 3: Nhận kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi lần tiếp theo.

Thời gian nhận kết quả: 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần

Sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần công ty cần lưu ý những nội dung sau:

• Cập nhật hóa đơn theo địa chỉ mới.
• Nộp hồ sơ xin cập nhật địa chỉ công ty tại các loại giấy phép, giấy chứng nhận khác công ty đã được cấp.
• Nộp hồ sơ xin thay đổi thông tin đăng ký thuế.
• Cập nhật thông tin chủ tài khoản ngân hàng của công ty.
• Ký phụ lục điều chỉnh địa chỉ công ty với đối tác đã ký hợp đồng trong trường hợp cần thiết.
• Cập nhật địa chỉ trụ sở chính công ty trên website, fanpage, email của doanh nghiệp.
• Thay đổi địa chỉ công ty trên bảng hiệu, biển quảng cáo của doanh nghiệp.
• Cập nhật địa chỉ công ty trên các giấy tờ khác liên quan đến hoạt động của công ty.

Kết luận

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần là một thủ tục hành chính quan trọng cần được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Việc thực hiện đầy đủ các thủ tục và lưu ý liên quan sẽ giúp quá trình thay địa chỉ trụ sở chính của công ty diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Theo dõi ldlawyer.vn để cập nhật thêm các bài viết về của Luật sư về pháp luật doanh nghiệp.